Heute ein Einfamilienhaus, morgen ein Hallendach, dazwischen ein Batteriespeicher oder eine Wallbox: In Photovoltaik-Installationsbetrieben arbeiten die Montageteams jeden Tag woanders. Wer wann mit welchem Wagen zu welchem Dach fährt, steht oft in Excel-Listen, auf Zetteln und in WhatsApp-Gruppen. Die Software Crew Active nutzt für die Einsatzplanung von PV-Installationsbetrieben dagegen eine Plantafel ein.

Im Büro teilt der Betrieb mithilfe der App Monteure, Fahrzeuge und Geräte wie Hubarbeitsbühne oder Solarlift auf einer Plantafel ein, wahlweise für eine, zwei oder vier Wochen. Wiederkehrende Termine, etwa die jährliche Wartung einer Photovoltaik-Anlage, legt das Büro als Serie an, im Rhythmus von Wochen, Monaten oder Jahren. Ist ein Monteur oder ein Fahrzeug zur selben Zeit doppelt eingeplant, markiert die Plantafel den Konflikt. So fällt die Doppelbuchung schon beim Planen auf und nicht erst morgens am Lager. Wird ein Urlaub genehmigt, nimmt Crew Active den Photovoltaik-Monteur aus den betroffenen Einsätzen heraus.

Einsatz, Chat und Fotos in der App

Jeder Monteur sieht seine Einsätze in der App auf dem Handy: Kunde und Adresse, eingeplantes Fahrzeug und Gerät sowie die Hinweise des Büros, etwa zur Zufahrt aufs Gelände. Ändert das Büro einen Einsatz, kommt eine Push-Nachricht. Rückfragen laufen über den Chat in der App, niemand muss seine Handynummer in eine WhatsApp-Gruppe geben. Fotos der fertigen Photovoltaik-Anlage, zum Beispiel vom Wechselrichter oder vom Zählerschrank, hängt das Team direkt an den Einsatz. Urlaub beantragen die Monteure in der App, eine Krankmeldung schicken sie als Foto. Die App gibt es auf Deutsch, Englisch, Italienisch, Rumänisch und Türkisch.

Zeiterfassung mit Stempeln und Standortnachweis

Vor Ort stempelt das Team Start, Pause und Stopp. Ohne Empfang, etwa im Keller beim Anschluss des Batteriespeichers, speichert die App die Zeiten und überträgt sie später. Einen Standort erfasst sie nur mit Verbindung und nur beim Stempeln, eine Ortung im Hintergrund gibt es nicht. Für jeden Einsatz lässt sich ein PDF mit Karte, Zeiten, Genauigkeit und Entfernung zur Kundenadresse erstellen, als Nachweis für den Auftraggeber.

Auch Fahrtkilometer lassen sich je Einsatz erfassen. Die Stunden gibt es je Kunde als Excel-Datei, etwa für die Nachkalkulation einer Photovoltaik-Dachanlage. Für Lohnbüro oder Steuerberater lädt das Büro am Monatsende eine LODAS-Datei für DATEV herunter, auf Wunsch mit Urlaub und Krankheit. Stamm-, Auftrags- und Zeitdaten liegen in einem Rechenzentrum in der EU.

Quelle: Crew Active | solarserver.de © Solarthemen Media GmbH